Plateforme partagée de services des bibliothèques universitaires québécoises

À la Bibliothèque de l’Université Laval, la mise en place de la plateforme partagée de services (PPS) des bibliothèques universitaires québécoises s’est révélée comme un véritable exploit. Le projet a été livré dans des délais exceptionnels, et ce, malgré la pandémie de la COVID-19 qui frappait son plein. Les équipes de toutes les bibliothèques universitaires québécoises ont retroussé leurs manches et redoublé d’ardeur pour mener à terme ce projet de mutualisation sans précédent.

Constituée de tous les modules nécessaires à la chaine de travail en bibliothèque (acquisitions, gestion des collections et des licences, etc.), ainsi que d’un outil de recherche, cette plateforme en infonuagique constitue une avancée majeure pour les bibliothèques et leurs usagers.

Bénéficiant d’une subvention du ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur dans le cadre de la Stratégie de transformation numérique du gouvernement du Québec, le projet de la PPS, amorcé en 2015, a obtenu l’appui indéfectible de la direction de l’Université Laval. Il s’inscrit dans le cadre du partenariat des bibliothèques universitaires québécoises, créé en 2019, dont la mission est de doter les établissements universitaires de plateformes novatrices de gestion de l’information.

Lancement de l’outil de recherche Sofia

Un des aboutissants du projet de la PPS s’est concrétisé par la mise en ligne en juin 2020 à la Bibliothèque de l’Université Laval de Sofia, le nouvel outil de recherche des bibliothèques universitaires. Le remplacement du moteur de recherche Ariane par cet outil de nouvelle génération, plus performant, a constitué un changement majeur tant pour les membres de la communauté universitaire que pour le personnel de la Bibliothèque.

Sofia permet non seulement de lancer ses requêtes parmi les collections de la Bibliothèque, mais d’élargir ses résultats de recherche à la majorité des collections des bibliothèques universitaires québécoises. Ce partage d’un catalogue unifié de quelque 20 millions de documents viendra enrichir de manière historique l’accès aux savoirs dans nos universités.

Très engagée auprès des facultés, l’équipe des bibliothécaires-conseils de la Bibliothèque s’est mobilisée comme jamais, malgré la distance causée par le télétravail, pour soutenir les besoins de l’enseignement et de la recherche dans cette transition. Les techniciens et techniciennes en documentation ont également offert un service de première ligne crucial pendant ce changement. Sans l’apport exceptionnel de ces équipes, rien n’aurait été possible.

Réalisation de guides et d’une série de tutoriels en ligne, offre de webinaires, près d’une centaine de formations dans les cours en ligne, service de clavardage, formations individuelles, etc. C’est un travail colossal qui a été réalisé pour revoir l’offre de formations et adapter les services afin d’assurer le succès de l’arrivée de Sofia à l’Université Laval.

En ligne avec la vision stratégique de l’Université Laval

Le nouvel outil de recherche Sofia implanté en 2020 à l’Université Laval enrichit et améliore significativement l’expérience de recherche d’information, notamment grâce à son interface moderne, intuitive et adaptative.

La Bibliothèque de l’Université Laval joue un rôle de premier plan dans le projet PPS au niveau consortial. Plusieurs membres de son équipe sont activement impliqués dans les nombreux groupes de travail et comités, chapeautés par le Sous-Comité des bibliothèques du Bureau de coopération interuniversitaire. Cette implication contribue à accroître le leadership de l’Université à travers le réseau des institutions d’enseignement supérieur du Québec. Le succès du projet de plateforme partagée de service tient d’ailleurs en grande partie à la richesse du travail collaboratif et des échanges entre les employés des bibliothèques partenaires.

La mobilisation des équipes, qui ont multiplié les initiatives pour accompagner de près l’ensemble des facultés dans ce changement d’outil de recherche, s’inscrit dans les orientations stratégiques de l’Université Laval. Une fois de plus, la Bibliothèque a démontré qu’elle était une partenaire d'excellence de l'enseignement et de la recherche grâce à son offre de service agile et proactive pour soutenir les besoins de la communauté universitaire. Réalisé en partenariat, le projet PPS est un exemple inspirant d’efficience, de pratiques collaboratives, de travail en réseau, et d’optimisation des ressources.