Plateforme partagée de services des bibliothèques universitaires québécoises

Mise à jour: 3 août 2020

Depuis 2014, les bibliothèques des 18 universités québécoises collaborent à mettre en place une plateforme partagée de services (PPS) en infonuagique pour remplacer leur système de gestion intégré de bibliothèque (SIGB) respectif.

Constituée de tous les modules nécessaires à la chaine de travail en bibliothèque (acquisitions, gestion des collections et des licences, etc.), ainsi que d’un outil de recherche moderne, la PPS constitue une avancée majeure pour les bibliothèques et leurs usagers.

Elle permet aux bibliothèques universitaires québécoises d’unir leurs forces pour offrir un accès simplifié et intuitif aux contenus documentaires et pour améliorer le soutien à l’enseignement et à la recherche. Cette mise en commun des efforts vise également à créer de nouveaux services pour mieux répondre aux besoins de la communauté universitaire, en constante évolution.

Ce projet collaboratif porteur s’inscrit dans le cadre du Partenariat des bibliothèques universitaires québécoises, créé en 2019, dont la mission est de doter les établissements universitaires de plateformes novatrices de gestion de l’information.

Sofia, nouvel outil de recherche des bibliothèques universitaires québécoises

Depuis la mise en ligne de la PPS à la Bibliothèque de l'Université Laval, le 22 juin dernier, le moteur de recherche Ariane «Recherche de livres, etc.» et «Recherche d'articles» de la Bibliothèque est définitivement remplacé par Sofia, le nouvel outil de recherche et de découverte commun à toutes les bibliothèques universitaires québécoises. D’origine grecque, ce nom à consonance bilingue désigne la sagesse et évoque la notion de savoir et d’érudition.

À partir de cette nouvelle interface, les usagers peuvent chercher dans toutes les collections de la Bibliothèque et accéder à l’ensemble de ses ressources (monographies, articles électroniques, DVD, etc.). Ils peuvent également élargir les résultats à la majorité des collections des bibliothèques universitaires québécoises, et voir en temps réel la disponibilité des documents dans chaque établissement.

Le nouvel outil de recherche comporte de nombreuses caractéristiques avantageuses pour les usagers.

  • Interface conviviale et consultable à partir d’appareils mobiles
  • Expérience de recherche intuitive
  • Interface en anglais ou en français, au choix de l’usager
  • Accès simplifié et élargi à la documentation des 18 bibliothèques universitaires québécoises, grâce à la mise en commun des collections (plus de 20 millions de documents physiques)
  • Outil de recherche unifié à travers le réseau des bibliothèques universitaires québécoises

Notez que les ressources électroniques (bases de données, articles de périodiques et livres) ne sont pas partagées entre les bibliothèques universitaires québécoises, en raison des ententes conclues avec les éditeurs et les autres fournisseurs.

Simplification et bonification des modalités de prêt

Les usagers bénéficie  également de règles de prêt plus simples et harmonisées dans l’ensemble du réseau. Voici les grandes lignes des modalités maintenant en vigueur pour la majorité des usagers (communauté étudiante, personnel enseignant, employés, etc.). Certaines collections particulières font l’objet de règles de prêt différentes.

  • Emprunt de 100 documents permis par usager
  • Période de prêt de 30 jours (pour les types de documents ayant des règles de prêt similaires à celles des monographies)
  • Renouvellement automatique jusqu’à la date d’expiration du dossier d’usager (si le document n’est pas rappelé ou réservé et si le dossier de l’emprunteur est en règle)

Les usagers membres de la communauté universitaire de l’Université Laval ont désormais un dossier unique pour emprunter dans toutes les bibliothèques universitaires québécoises. Seule la carte d‘identité de l’Université Laval est requise pour effectuer des emprunts dans l’ensemble des établissements du réseau. Quant à la carte BCI, elle est requise uniquement pour se prévaloir du privilège d’emprunt dans les établissements universitaires canadiens et à Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ).

Autres changements apportés par la PPS

Remaniement du site Web de la Bibliothèque

Dans la foulée de ces innovations, la Bibliothèque a procédé à un remaniement de certaines pages de son site Web, dont la page d’accueil, afin d’arrimer la présentation de son offre de services et de ressources au nouvel outil de recherche Sofia. Une actualisation de certaines interfaces et de l’architecture de contenus a été effectuée, en fonction des normes Web de l’Université Laval en vigueur. Ceci promet une expérience de navigation optimisée et facilitante pour l’usager. D’autres améliorations seront apportées de façon continue pendant la prochaine année.

Nouvelle méthode d’authentification (IDUL-NIP) pour les membres de la communauté universitaire

La méthode d’authentification pour accéder au dossier d’usager et à certaines fonctions de l’outil de recherche diffère selon le profil de l’usager :

  • Les usagers membres de l’Université Laval (étudiants, enseignants, employés, retraités) doivent maintenant s’authentifier à l’aide de l’identifiant de l'Université Laval (IDUL) et du mot de passe UL (NIP).
  • Les usagers non membres de l’Université Laval (diplômés, abonnés, etc.) doivent s’authentifier à l’aide du numéro d’identification (NI) de la carte d’abonnement à la Bibliothèque et de leur mot de passe.

Configuration à effectuer pour l’accès aux ressources électroniques via EndNote, Zotero et Google Scholar

EndNote et Zotero

Une modification dans la configuration des logiciels de références bibliographiques EndNote et Zotero devra être effectuée pour accéder aux ressources électroniques de la Bibliothèque. Consultez les procédures suivantes.

Accéder à la procédure pour configurer EndNote

Accéder à la procédure pour configurer Zotero (PDF)

Google Scholar

La modification devra aussi être effectuée pour Google Scholar. Accéder à la procédure pour Google Scholar (PDF).

Pour toute question, communiquez avec l’équipe de la Bibliothèque de l’Université Laval via le service de clavardage ou par courriel.

Mesures de soutien

Les bibliothécaires-conseils et l’équipe d’aide à la recherche de la Bibliothèque son à votre disposition pour vous offrir des formations, vous aider dans l’utilisation du nouvel outil et répondre à vos questions.

Pour joindre le personnel d’aide à la recherche de la Bibliothèque et connaitre les heures de service, visitez la page COVID-19 – Soutien de la Bibliothèque, aux sections Études, Enseignement ou Recherche.

Guides d’utilisation et tutoriels

En tout temps, vous pouvez consulter les guides d’utilisation et les tutoriels accessibles sur le site Web, section Tutoriels en ligne.

Webinaires et formations

Plusieurs webinaires et formations sont offerts aux usagers.

Dans le cadre de l’activité Rentrée ULaval, les étudiants de première année sont invités à participer aux ateliers de la Bibliothèque : présentation de l’outil de recherche Sofia, des services de la Bibliothèque, du prêt de documents physique sans contact. Les détails sont donnés dans la programmation de Rentrée ULaval.

Enfin, durant les premières semaines de la session d’automne, des présentations de l’outil de recherche seront également offertes. Surveillez la section Événements du site web de la Bibliothèque !

Il est toujours possible de prendre rendez-vous pour une formation individuelle. Pour faire une demande de formation, remplissez le formulaire.

Phase de transition et suspension temporaire de certains services

Une période de transition à la Bibliothèque de l’Université Laval est à prévoir pendant l’été 2020 pour effectuer l’implantation de la PPS. Certains services seront temporairement suspendus pour permettre la mise en place de la nouvelle plateforme. La Bibliothèque mettra tout en œuvre pour minimiser les inconvénients pour ses usagers. Voici la liste des services actuellement suspendus.

  • La  diffusion des thèses «rétrospectives» reprendra au cours du mois de septembre.
  • L’intégration des essais «courants» dans le catalogue de la Bibliothèque reprendra dans les prochaines semaines.
  • La réception des dons d’objets ou de documents reprendra au début septembre.
  • La durée de tous les prêts de documents physiques est prolongée jusqu’au 30 septembre. Aucuns frais de retard ne seront cumulés jusqu’à cette date.
  • En raison de la mise en production graduelle du site Web, certains liens pourraient être non fonctionnels. Une vérification soutenue sera effectuée au cours de l'été par l'équipe de la Bibliothèque.
  • Pour faciliter la transition entre l’ancien système de la Bibliothèque et la plateforme partagée de services, tous les frais d’amende ont été amnistiés.

Foire aux questions

Qu’est-ce qu’un système de gestion intégré de bibliothèques (SIGB)?

Le SIGB permet de gérer l’ensemble des activités de fonctionnement d’une bibliothèque: les acquisitions (achat de nouveaux documents), le catalogage (information sur le document, autant le titre et l’auteur que l’emplacement dans la bibliothèque), la circulation des documents (prêt), etc.

Pourquoi changer le SIGB de la Bibliothèque?

Le système actuel de la Bibliothèque est en fin de cycle de développement et a principalement été conçu pour gérer des collections physiques. Grâce à sa technologie performante, la nouvelle plateforme partagée de services permettra de mieux gérer les licences et les ressources électroniques, en forte croissance depuis plusieurs années. Une solution en infonuagique constituait donc une occasion à saisir pour mieux gérer nos collections.

Pourquoi effectuer ce changement en collaboration avec les autres bibliothèques universitaires québécoises?

Le déploiement d’une plateforme partagée de services commune au sein du Partenariat des bibliothèques universitaires québécoises comporte des bénéfices considérables pour l’ensemble des établissements partenaires.

  • Bonification importante des services aux usagers.
  • Harmonisation des services à travers les bibliothèques universitaires québécoises.
  • Partage d’un seul outil de recherche commun permettant un meilleur accès aux collections pour les usagers.
  • Mutualisation des ressources par le partage d’un même système et des expertises.
  • Diminution des coûts d’exploitation des systèmes.

Cette synergie stratégique permettra de créer de nouveaux services et de développer des expertises émergentes pour mieux soutenir les besoins de l’enseignement et de la recherche.

Le projet est chapeauté par le Sous-comité des bibliothèques du Bureau de coopération interuniversitaire (BCI).

Qu'est-ce que le Partenariat des bibliothèques universitaires québécoises?

Lancé en octobre 2019, le Partenariat des bibliothèques universitaires québécoises a pour mission de doter les universités québécoises de plateformes innovantes de gestion de l’information, afin de mieux répondre aux besoins de la communauté universitaire du Québec. Il regroupe l’ensemble des bibliothèques des 18 établissements universitaires québécois et relève du Sous-comité des bibliothèques du Bureau de coopération interuniversitaire (BCI). Pour obtenir plus d’information sur le Partenariat, visitez le biblios-uni-qc.org.

Quelle solution technologique a été choisie?

Les bibliothèques universitaires québécoises ont choisi la solution infonuagique WorldShare Management Services (WMS) d’OCLC, une coopérative mondiale de bibliothèques qui fournit des services technologiques partagés. Cette solution technologique comprend toutes les applications nécessaires à la gestion d’une bibliothèque et de ses licences, des acquisitions, de la circulation des documents, des métadonnées, de la mise en commun des ressources ainsi qu’une interface de recherche destinée aux utilisateurs, via WorldCat Discovery. Plus de 600 bibliothèques dans le monde utilisent WMS.

À quel moment cette nouvelle plateforme sera-t-elle déployée dans l’ensemble des bibliothèques universitaires québécoises?

La mise en ligne de la plateforme partagée de services à la Bibliothèque de l’Université Laval a été effectuée le 22 juin 2020. Le déploiement de la plateforme dans l’ensemble des bibliothèques universitaires québécoises sera achevé à la fin de l’été 2020.

Nous joindre

Pour toute autre question au sujet de la plateforme partagée de services ou du Partenariat des bibliothèques universitaires québécoises, communiquez avec l’équipe de la Bibliothèque de l’Université Laval à bibl@bibl.ulaval.ca.

Couverture médiatique

Le Partenariat des bibliothèques universitaires québécoises et le projet de plateforme partagée de services ont fait l’objet de quelques articles au cours de la dernière année.