Plateforme partagée de services des bibliothèques universitaires québécoises

Mise à jour: 14 mai 2020

Depuis 2014, les bibliothèques des 18 universités québécoises collaborent à mettre en place une plateforme partagée de services (PPS) en infonuagique pour remplacer leur système de gestion intégré de bibliothèque (SIGB) respectif.

Constituée de tous les modules nécessaires à la chaine de travail en bibliothèque (acquisitions, gestion des collections et des licences, etc.), ainsi que d’un outil de recherche moderne, la PPS constituera une avancée majeure pour les bibliothèques et leurs usagers.

La nouvelle plateforme sera déployée au cours de l’été. Elle permettra aux bibliothèques universitaires québécoises d’unir leurs forces pour offrir un accès simplifié et intuitif aux contenus documentaires et pour améliorer le soutien à l’enseignement et à la recherche. Cette mise en commun des efforts vise également à créer de nouveaux services pour mieux répondre aux besoins de la communauté universitaire, en constante évolution.

Ce projet collaboratif porteur s’inscrit dans le cadre du partenariat des bibliothèques universitaires québécoises, créé en 2019, dont la mission est de doter les établissements universitaires de plateformes novatrices de gestion de l’information.

Remplacement du moteur de recherche Ariane

À la mise en ligne de la PPS, le moteur de recherche Ariane «Recherche de livres, etc.» et «Recherche d'articles» de la Bibliothèque sera remplacé par un nouvel outil de recherche et de découverte commun à toutes les bibliothèques universitaires québécoises.

À partir de cette nouvelle interface, les usagers pourront chercher dans toutes les collections de la Bibliothèque et accéder à l’ensemble de ses ressources (monographies, articles électroniques, DVD, etc.). Ils pourront également élargir les résultats à la majorité des collections des bibliothèques universitaires québécoises, et voir en temps réel la disponibilité des documents dans chaque établissement.

Le futur outil de recherche comportera de nombreuses caractéristiques avantageuses pour les usagers.

  • Interface conviviale et consultable à partir d’appareils mobiles
  • Expérience de recherche intuitive
  • Interface en anglais ou en français, au choix de l’usager
  • Accès simplifié et élargi à la documentation des 18 bibliothèques universitaires québécoises, grâce à la mise en commun des collections (plus de 20 millions de documents physiques)
  • Outil de recherche unifié à travers le réseau des bibliothèques universitaires québécoises

Notez que les ressources électroniques (bases de données, articles de périodiques et livres) ne seront pas partagées entre les bibliothèques universitaires québécoises, en raison des ententes conclues avec les éditeurs et les autres fournisseurs.

Simplification et bonification des modalités de prêt

Les usagers bénéficieront également de règles de prêt plus simples et harmonisées dans l’ensemble du réseau. Voici les grandes lignes des modalités qui entreront en vigueur prochainement pour la majorité des usagers (communauté étudiante, personnel enseignant, employés, etc.). Certaines collections particulières feront l’objet de règles de prêt différentes.

  • Emprunt de 100 documents permis par usager
  • Période de prêt de 30 jours (pour les types de documents ayant des règles de prêt similaires à celles des monographies)
  • Renouvellement automatique jusqu’à la date d’expiration du dossier d’usager (si le document n’est pas rappelé ou réservé et si le dossier de l’emprunteur est en règle)

Les usagers membres de la communauté universitaire de l’Université Laval auront un dossier unique pour emprunter dans toutes les bibliothèques universitaires québécoises. Seule la carte d‘identité de l’Université Laval sera requise pour effectuer des emprunts dans l’ensemble des établissements du réseau. Quant à la carte BCI, elle sera requise uniquement pour se prévaloir du privilège d’emprunt dans les établissements universitaires canadiens et à Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ).

Avis : Notez que le service de prêt dans certaines bibliothèques universitaires québécoises pourrait ne pas être disponible en raison de la situation actuelle liée à la COVID-19.

Suspension temporaire de certains services

Une période de transition à la Bibliothèque de l’Université Laval est à prévoir pendant l’été 2020 pour effectuer l’implantation de la PPS. Certains services seront temporairement suspendus pour permettre la mise en place de la nouvelle plateforme. La Bibliothèque mettra tout en œuvre pour minimiser les inconvénients pour ses usagers. Voici la liste des services actuellement suspendus.

  • La diffusion des thèses et mémoires dans CorpusUL, le dépôt institutionnel de l’Université Laval, est actuellement suspendue : la reprise de la diffusion des thèses « courantes » reprendra au début juillet, et celle des thèses « rétrospectives », au cours du mois de septembre.
  • L’intégration des essais dans le catalogue de la Bibliothèque est suspendue jusqu’au début juillet.
  • La réception des dons d’objets ou de documents reprendra au début septembre.
  • La durée de tous les prêts de documents physiques est prolongée jusqu’au 30 septembre. Aucuns frais de retard ne seront cumulés jusqu’à cette date.
  • Le renouvellement d’emprunts de manière autonome à partir du dossier de l’usager et la possibilité d’effectuer une réservation sur un document emprunté n’est plus possible jusqu’à la fin juin.
  • Le prêt entre bibliothèques de documents en version imprimée est suspendu jusqu’à la fin juin. Toutefois, le prêt entre bibliothèques de documents en version électronique demeure possible.

Foire aux questions

Qu’est-ce qu’un système de gestion intégré de bibliothèques (SIGB)?

Le SIGB permet de gérer l’ensemble des activités de fonctionnement d’une bibliothèque: les acquisitions (achat de nouveaux documents), le catalogage (information sur le document, autant le titre et l’auteur que l’emplacement dans la bibliothèque), la circulation des documents (prêt), etc.

Pourquoi changer le SIGB de la Bibliothèque?

Le système actuel de la Bibliothèque est en fin de cycle de développement et a principalement été conçu pour gérer des collections physiques. Grâce à sa technologie performante, la nouvelle plateforme partagée de services permettra de mieux gérer les licences et les ressources électroniques, en forte croissance depuis plusieurs années. Une solution en infonuagique constituait donc une occasion à saisir pour mieux gérer nos collections.

Pourquoi effectuer ce changement en collaboration avec les autres bibliothèques universitaires québécoises?

Le déploiement d’une plateforme partagée de services commune au sein du Partenariat des bibliothèques universitaires québécoises comporte des bénéfices considérables pour l’ensemble des établissements partenaires.

  • Bonification importante des services aux usagers.
  • Harmonisation des services à travers les bibliothèques universitaires québécoises.
  • Partage d’un seul outil de recherche commun permettant un meilleur accès aux collections pour les usagers.
  • Mutualisation des ressources par le partage d’un même système et des expertises.
  • Diminution des coûts d’exploitation des systèmes.

Cette synergie stratégique permettra de créer de nouveaux services et de développer des expertises émergentes pour mieux soutenir les besoins de l’enseignement et de la recherche.

Le projet est chapeauté par le Sous-comité des bibliothèques du Bureau de coopération interuniversitaire (BCI).

Qu'est-ce que le Partenariat des bibliothèques universitaires québécoises?

Lancé en octobre 2019, le Partenariat des bibliothèques universitaires québécoises a pour mission de doter les universités québécoises de plateformes innovantes de gestion de l’information, afin de mieux répondre aux besoins de la communauté universitaire du Québec. Il regroupe l’ensemble des bibliothèques des 18 établissements universitaires québécois et relève du Sous-comité des bibliothèques du Bureau de coopération interuniversitaire (BCI). Pour obtenir plus d’information sur le Partenariat, visitez le biblios-uni-qc.org.

Quelle solution technologique a été choisie?

Les bibliothèques universitaires québécoises ont choisi la solution infonuagique WorldShare Management Services (WMS) d’OCLC, une coopérative mondiale de bibliothèques qui fournit des services technologiques partagés. Cette solution technologique comprend toutes les applications nécessaires à la gestion d’une bibliothèque et de ses licences, des acquisitions, de la circulation des documents, des métadonnées, de la mise en commun des ressources ainsi qu’une interface de recherche destinée aux utilisateurs, via WorldCat Discovery. Plus de 600 bibliothèques dans le monde utilisent WMS.

À quel moment cette nouvelle plateforme sera-t-elle déployée dans l’ensemble des bibliothèques universitaires québécoises?

La mise en ligne de la plateforme partagée de services à la Bibliothèque de l’Université Laval est prévue pour le 22 juin 2020. Le déploiement de la plateforme dans l’ensemble des bibliothèques universitaires québécoises sera achevé à la fin de l’été 2020.

Quelles mesures de soutien offrira-t-on aux usagers?

Au déploiement de la plateforme, plusieurs mesures de soutien seront offertes à la communauté universitaire et aux usagers de la Bibliothèque de l’Université Laval (formations, clavardage, communications ciblées, etc.). De l’information à cet effet suivra sous peu.

Nous joindre

Pour toute autre question au sujet de la plateforme partagée de services ou du Partenariat des bibliothèques universitaires québécoises, communiquez avec l’équipe de la Bibliothèque de l’Université Laval à bibl@bibl.ulaval.ca.

Couverture médiatique

Le Partenariat des bibliothèques universitaires québécoises et le projet de plateforme partagée de services ont fait l’objet de quelques articles au cours de la dernière année.