Repenser la structure organisationnelle pour se donner les moyens de réaliser avec succès les actions de son plan stratégique, améliorer les façons de faire au regard du Répertoire de vedettes-matière, concevoir un nouveau site intranet… Autant de manifestations qui témoignent de l’importance accordée au bien-être des personnes qui composent l’équipe de la Bibliothèque.
Parfaire les pratiques pour une gestion responsable, respectueuse et transparente
En vue de relever les défis de la nouvelle planification stratégique, la direction de la Bibliothèque a convenu d’adapter sa structure pour mieux répondre aux enjeux de taille qui se profilent. Cet ajustement vise à favoriser la mise en commun des expertises et la collaboration entre les équipes de la Bibliothèque. Ainsi, l’organisation compte maintenant deux nouvelles directions. D’abord, le Bureau de gestion de la performance organisationnelle dont les principales sphères sont l’analyse d’affaires, la gestion de projets, l’intelligence d’affaires et l’expérience usager ainsi que la gestion du changement. Puis, la Direction adjointe qui veillera à la coordination et au soutien exécutif, aux communications, à la médiation culturelle, aux collections d’objets et de spécimens, au développement de dossiers stratégiques et transversaux, au développement philanthropique, aux partenariats et aux relations avec la communauté.
Une autre direction est née de la fusion de deux directions existantes. La Direction de l’accès aux ressources informationnelles découle en effet de la fusion de la Direction des acquisitions, du traitement et de la conservation des collections et de la Direction des technologies et des systèmes d’information. Les principales sphères de cette nouvelle direction sont l’acquisition des collections; la description, l’analyse et les métadonnées, les thésaurus; la production numérique, la préservation et la conservation des collections; les solutions logicielles et les systèmes d’information, ainsi que le Centre de services technologiques.
Soulignons par ailleurs une optimisation du travail pour l’équipe du Répertoire de vedettes-matière (RMV). En effet, depuis mars 2019, des travaux d’analyse et de développement d’une nouvelle fonctionnalité de l’interface du RVM ont été amorcés. Ils visent à intégrer des fonctionnalités de création, de modification, et de mise à jour de la base de données, de façon à rendre les membres de l’équipe plus autonomes, à diminuer les tâches redondantes et à favoriser l’automatisme de certaines fonctions. Ces modifications permettront également de récupérer sur une base récurrente les sommes versées pour l’utilisation d’une plateforme commerciale.
Élaborer une stratégie de communication interne
À l’automne 2018, la direction de la Bibliothèque a décidé d’aller de l’avant avec le projet de refonte de son site intranet. La fenêtre de disponibilité des équipes de la Bibliothèque et du Bureau des services Web de l’Université Laval a permis la réalisation du projet dans un court laps de temps. L’utilisation de la plateforme technologique Open Source WordPress récemment mise aux normes ULaval a facilité la reconfiguration de l’ergonomie et de l’arborescence. Désormais, les utilisateurs et les utilisatrices profitent d’une navigation plus conviviale et intuitive grâce à une nouvelle interface visuelle et technologique. Ils bénéficient également d’un accès facilité aux documents, aux outils et au contenu grâce à une restructuration de l’arborescence, ainsi que d’une meilleure diffusion des nouvelles de la Bibliothèque et de son club social Ébullition.
