Ajouter et modifier des références

L’outil de recherche Sofia permet l'importation de références directement dans votre bibliothèque EndNote.

Comment faire?

1. Ouvrez un navigateur Web (Chrome, Safari, Internet Explorer, etc.).
2. Sur le site de la Bibliothèque de l'Université Laval, tapez un mot clé dans le champ de l’encadré Sofia et lancez votre requête.

3. Sélectionnez la ou les référence(s) de votre choix parmi la liste de résultats.
   
   Si vous voulez importer une seule référence :
   - Cliquez sur le bouton Citer situé en haut, à droite, du titre de la référence.
   
   Si vous voulez importer plusieurs références à la fois :
   - Cliquez sur le bouton Enregistrer en haut, à droite, du titre de chacune des références à importer. Cliquez ensuite sur le lien Notices enregistrées en haut, à droite de l’écran. Cliquez sur le bouton Citer qui s’affiche en haut de votre sélection.

4. Dans la section de gauche de la fenêtre qui apparaît, cliquez sur lien Exporter vers EndNote.
5. Notez que la procédure de téléchargement qui suit diffère d'un navigateur à l'autre:
   - Dans le dossier Téléchargements de votre ordinateur, double-cliquez sur le fichier téléchargé (.ris) pour l'ouvrir ou;
   - dans la fenêtre d'enregistrement qui s'affiche, sélectionnez le bureau comme destination, cliquez sur Enregistrer puis double-cliquez sur le fichier enregistré (citation.ris) pour l'ouvrir.
   Vos références devraient s'importer dans EndNote automatiquement. Si l'application pour ouvrir les fichiers de type .ris n'est pas définie, sélectionnez EndNote dans la liste des applications, et, si l'option s'affiche, cochez Toujours utiliser le programme sélectionné pour ouvrier ce type de fichier.
6. Dans EndNote, assurez-vous que le mode Local Library est bien sélectionné. Vos références s'y trouvent. En plus de se placer dans la section All references, les références sont temporairement dans le groupe Recently Added puisqu'il s'agit de l'importation la plus récente.;

À noter: Vous pouvez supprimer le fichier de téléchargement citation.ris de la référence. Il n'est pas nécessaire de conserver ces fichiers sur votre ordinateur.

Pour ajouter des références provenant de bases de données, vous devez accéder au site Web de ces dernières via le site de la Bibliothèque de l'Université Laval. Votre authentification est requise pour importer les références souhaitées dans EndNote. La procédure d'importation est similaire d'une base de données à l'autre.

Voici deux exemples d'importation à partir des bases de données Web of science et PsycInfo (accessible via la plateforme Ovid)

Importation à partir de Web of Science

Comment faire?

1. Ouvrez un navigateur Web.
2. Sur le site de la Bibliothèque de l’Université Laval, cliquez sur l’onglet Explorer par type de ressources. Dans l’encadré Bases de données, cliquez sur le bouton Bases de données par ordre alphabétique.
3. Cliquez sur W, puis sur Web of science BD dans la liste des bases de données. Cliquez ensuite sur le lien Chercher directement dans la collection chez le fournisseur.
4. Dans le champ de recherche, tapez un mot clé et cliquez sur Search.
5. Sélectionnez deux ou trois références de votre choix en cochant la case correspondante à gauche..
6. Une fois votre sélection effectuée, sélectionnez Save to EndNote desktop dans le menu déroulant Save to EndNote... situé au haut de la liste de résultats.
7. Une fenêtre apparaît. Sélectionnez Full Record dans la liste déroulante Record Content et cliquez sur Send.
8. Notez que la procédure de téléchargement du document diffère d'un navigateur à l'autre. Selon le navigateur utilisé, une page de téléchargement ou d'enregistrement s'affiche et la façon d'ouvrir le fichier téléchargé diffère. Vous devez:
   • soit double-cliquer sur le fichier téléchargé dans votre navigateur Web,
   • soit l'enregistrer sur le bureau de votre ordinateur et double-cliquer sur celui-ci.
9. Si l'application servant à ouvrir les fichiers de type .ciw n'est pas définie, sélectionnez EndNote dans la liste des applications, et lorsque l'option est offerte, cochez Toujours utiliser le programme sélectionné pour ouvrier ce type de fichier si l'option s'affiche).
10. Dans EndNote, assurez-vous que le mode Local Library est bien sélectionné. Vos références s'y trouvent.

Petit conseil: en suivant la procédure ci-dessus mentionnée, faites l'essai d'importer des références à partir des interfaces des bases de données que vous utilisez fréquemment.

Importation à partir de la plateforme Ovid (APA PsycInfo, Cab Abstract, ERIC, etc.)

Comment faire?

1. Ouvrez un navigateur Web.
2. Sur le site de la Bibliothèque de l’Université Laval, cliquez sur l’onglet Explorer par type de ressources. Dans l’encadré Bases de données, cliquez sur le bouton Bases de données par ordre alphabétique.
3. Cliquez sur O, puis sur Ovid BD dans la liste des bases de données. Cliquez ensuite sur le lien Chercher directement dans la collection chez le fournisseur.
4. Dans la fenêtre Sélectionnez une ou plusieurs ressources à chercher de la plateforme Ovid, cochez la base de données dans laquelle effectuer vos recherches (Cab Abstract, APA PsycInfo, ERIC, etc.).
5. Sélectionnez deux ou trois références de votre choix en cochant la case correspondante à gauche.
6. Une fois votre sélection effectuée, cliquez sur le lien Export situé au haut de la liste des résultats.
7. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez EndNote desktop dans la liste déroulante Export to.
8. Cliquez sur Go.
9. Notez que la procédure de téléchargement diffère d'un navigateur à l'autre. Selon le navigateur utilisé, une page de téléchargement ou d'enregistrement s'affiche et la façon d'ouvrir le fichier téléchargé diffère. Vous devez:
   • soit cliquer le navigateur Web (vos références s'importeront automatiquement),
   • soit l'enregistrer sur le bureau de votre ordinateur et double-cliquer sur celui-ci.
   Vos références s'importeront automatiquement dans votre bibliothèque.
10. Dans EndNote, assurez-vous que le mode Local Library est bien sélectionné. Vos références s'y trouvent.

Petit conseil: en suivant la procédure ci-dessus mentionnée, faites l'essai d'importer des références à partir des interfaces des bases de données que vous utilisez fréquemment.

Procédures d'importation particulières

Certaines bases de données requièrent des procédures particulières, notamment l'importation indirecte. Pour cette méthode, vous pouvez modifier vous-même le filtre d'importation si vous constatez que les informations n'apparaissent pas dans les bons champs EndNote. Pour obtenir plus d'information sur la modification d'un filtre d'importation, référez-vous au support en ligne d'EndNote.

Voici les procédures d'importation relatives aux diverses bases de données.
Ces procédures fonctionnent avec les plus récentes versions d'EndNote.

• Cochrane Library
  Fournisseur: Wiley-Blackwell
  Procédure d'importation (PDF)
• MathSciNet
  Fournisseur: American Mathematical Society (AMS)
  Procédure d'importation (PDF)
• CCHST (CCOSH)
  Fournisseur: CCOHS
  Procédure d'importation (PDF)
• PubMed (NCBI)
  Fournisseur: National Library of Medicine (NLM)
  Procédure d'importation (PDF)
• Taylor & Francis ejournals
  Fournisseur: Taylor and Francis
  Procédure d'importation (PDF)

Certains fichiers PDF contiennent des macrodonnées fournissant les informations qui permettent à EndNote de créer une référence associée. Certains PDF ne contiennent pas ces informations; dans ce cas, l'importation ne fonctionne pas. Le PDF est importé, mais associé à une référence dont les champs sont vides. Il est donc important de vérifier chacune des références créées à partir de fichiers PDF afin de supprimer celles dont les informations sont incomplètes.

Comment faire?

Pour un seul PDF:

1. Assurez-vous d'abord d'avoir sur votre ordinateur un PDF correspondant à un article. En l'absence d'un tel fichier sur votre poste, téléchargez un PDF à partir d'une base de données à laquelle la Bibliothèque est abonnée en cliquant sur le bouton Obtenir@Laval dans la liste des résultats de recherche.
2. Dans EndNote, cliquez sur le menu File > Import > File…
3. Dans la fenêtre qui apparaît, à la ligne Import File, sélectionnez un PDF.
4. Dans la case Import Option, sélectionnez le filtre d'importation PDF.
5. À l'option Duplicates, sélectionnez Discard duplicates pour éviter d'importer les références déjà présentes dans votre bibliothèque.
6. À l'option Text translation, sélectionnez Unicode (UTF-8) pour importer correctement les caractères accentués.
7. Cliquez sur Import.
8. Assurez-vous que toutes les informations bibliographiques de la référence sont présentes et exactes. Dans le cas contraire, cela signifie que l'importation ne fonctionne pas pour ce PDF. Supprimez alors la référence et tentez de la retrouver sur une base de données.

Pour plusieurs PDF contenus dans un même dossier:

1. Il est possible d'importer automatiquement plusieurs documents PDF à partir d'un même dossier de votre ordinateur. Dans EndNote, cliquez sur le menu File > Import > Folder…
2. Dans la fenêtre qui apparaît, à la ligne Import File, sélectionnez le dossier contenant les PDF à importer.
3. Dans la case Import Option, sélectionnez le filtre d'importation PDF.
4. Si vous souhaitez importer les documents contenus dans les sous-dossiers, cochez l'option Include files in subfolders. Pour créer un ensemble de groupes, formé de sous-groupes associés à chacun des sous-dossiers importés, cochez l'option Create a Group Set for this import. L'ensemble de groupes et les groupes créés auront les mêmes noms que les dossiers et sous-dossiers importés.
5. À l'option Duplicates, sélectionnez Discard duplicates pour ne pas importer les références déjà présentes.
6. Cliquez sur Import.
7. Assurez-vous que toutes les informations bibliographiques des références sont présentes et exactes. Dans le cas contraire, cela signifie que l'importation ne fonctionne pas pour ce PDF. Supprimez alors la référence et tentez de la retrouver dans une base de données.

La saisie manuelle d'une référence est nécessaire:

• Lorsque le filtre d'importation et le fichier de connexion de la base de données n'existent pas.
• Lorsque vous voulez créer une référence très détaillée.
• Lorsque vous repérez des références lors de vos lectures, dans des bibliographies, etc., et que vous souhaitez les conserver.

Comment faire?

1. Dans le menu References, cliquez sur New Reference.
2. Choisissez un type de référence (Journal Article, Book, Report, etc.) à partir du menu déroulant Reference Type, selon le type de document que vous avez en main.
3. Transcrivez les informations de ce document dans les champs selon les règles de saisie. Pour ce faire, consultez les règles d'écriture des champs bibliographiques (PDF).
4. Fermez le formulaire de saisie en sélectionnant File > Close Reference ou encore en cliquant sur le X de fermeture au coin supérieur droit. Dans la fenêtre apparaît, cliquez sur Yes pour enregistrer la référence.

Pour télécharger automatiquement des PDF de vos articles électroniques lorsque vous êtes à l'extérieur du campus, vous devez d'abord saisir l'URL du lien de l'accès aux ressources électroniques de la Bibliothèque de l'Université Laval dans les préférences de votre logiciel:

1. Dans le menu Edit (sur Windows) ou EndNote (sur Mac), sélectionnez Preferences.
2. Dans la boîte qui apparaît, cliquez sur Find Full Text.
3. Dans la case URL sous Authenticate with, inscrivez le lien du proxy de la bibliothèque: https://acces.bibl.ulaval.ca/login?
4. Cliquez sur OK et fermez la fenêtre.

Pour chaque recherche suivante de ressources en format PDF, suivez ces étapes:

1. Sélectionnez les références des ressources électroniques à obtenir.
2. Dans le menu References, sélectionnez Find Full Text > Find Full Text….
3. Si vous êtes hors campus, authentifiez-vous.
4. Les résultats de la recherche seront visibles dans le panneau de gauche.
   
   Attention: La fiabilité du téléchargement automatique des PDF d'articles électroniques est incertaine. Il est conseillé de vérifier manuellement la disponibilité ou non du PDF en ligne.

Généralement, le PDF joint à une référence contient le texte intégral du document ou d'autres informations liées au contenu. Que vous soyez connecté ou non sur le Web, le PDF vous permet d'accéder à la ressource associée et de l'annoter au besoin. Notez que vous pouvez joindre à votre référence un ou plusieurs PDF à la fois.

Pour ajouter manuellement un PDF à une référence, suivez les étapes suivantes.

Comment faire?

1. Dans EndNote, sélectionnez une de vos références.
2. Cliquez sur le trombone  situé au haut du panneau de droite. Vous pouvez aussi accéder à la fonction de joindre un fichier via le menu References > File Attachments > Attach File…
3. Dans la fenêtre Select a file to link to the reference, sélectionnez le document PDF que vous avez préalablement enregistré sur votre ordinateur, puis cliquez sur Ouvrir.
4. Cliquez sur une autre référence de votre choix dans votre bibliothèque pour ajouter le PDF. Dans la fenêtre qui apparait, cliquez sur Yes pour sauvegarder la modification.
5. Un trombone apparaît devant la référence listée dans votre bibliothèque. Vous pouvez visualiser le PDF en cliquant sur l'onglet  au haut du panneau de droite. Si cet onglet n'est pas visible, cliquez sur la flèche  .

Vous pouvez modifier les informations d'une référence, pour ajouter de l'information ou pour corriger une erreur.

Comment faire?

1. Double-cliquez sur une des références que vous avez déjà enregistrées dans votre bibliothèque.
2. Ajoutez ou modifiez une information dans un des champs du formulaire de saisie.
3. Fermez le formulaire de saisie en cliquant sur le X de fermeture au coin supérieur droit. Cliquez sur Yes pour enregistrer la référence.
4. Visualiser la modification en cliquant sur l'onglet Summary du panneau de droite. Vérifiez bien le champ modifié.

Il est possible de supprimer les références que vous souhaitez retirer de votre bibliothèque.

Comment faire?

1. Sélectionnez une référence de votre choix dans votre bibliothèque.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez Move References to Trash. Vous pouvez aussi glisser la référence dans la corbeille en haut à gauche de l'écran ou taper sur la touche Suppr de votre clavier.
   Note: Les références supprimées vont directement dans la corbeille de votre ordinateur. Elles seront définitivement éliminées lorsque vous viderez la corbeille ou quitterez le logiciel EndNote.

Il peut être pratique d'ajouter une note personnelle à une référence, soit pour retenir un passage important ou pour résumer des informations, ou comme aide-mémoire en vue d'une prochaine utilisation de ladite référence dans un autre travail de rédaction.

Comment faire?

1. Sélectionnez dans votre bibliothèque la référence à annoter .
2. Dans la fiche de la référence qui apparait dans le panneau Edit de droite, faites défiler les champs jusqu'à Research Notes.
3. Ajoutez vos notes personnelles. Ne vous limitez pas, ce champ peut contenir l'équivalent de 16 pages de texte.
4. Cliquez sur une autre référence de votre bibliothèque afin de quitter le mode d'édition. Cliquez sur Save pour enregistrer votre modification.

La fonction Find and Replace vous permet de corriger des erreurs en lot dans les termes contenus dans vos références.

Comment faire?

1. Dans le menu Library, choisissez Find and Replace.
2. Inscrivez le terme à corriger dans la section Find de la fenêtre qui apparaît.
3. Inscrivez le terme correct qui remplacera le terme à corriger dans la section Replace with.
4. Cliquez sur Change. EndNote vous indiquera le nombre de corrections effectuées.