Organiser ses références

Les références peuvent s'accumuler rapidement et en grand nombre dans votre bibliothèque. Assurez-vous de les organiser afin de vous y retrouver.

A. Gérer ses références en créant des groupes

La création de groupes dans EndNote vous permet de regrouper vos références, selon l'éventail de vos cours, des divers sujets sur lesquels vous effectuez des recherches, etc. Les groupes s'apparentent aux dossiers de plusieurs autres applications.

Comment faire?

  1. Cliquez avec la touche droite de la souris sur le mot My Groups, à gauche de l'écran.
  2. Dans le menu contextuel apparaissant, sélectionnez Create Group.
  3. Donnez un nom à votre groupe (par exemple, indiquez le titre d'un cours que vous suivez actuellement ou le sujet de l'une de vos recherches) et tapez sur la touche Entrée de votre clavier.
  4. Cliquez sur All References au haut gauche de l'écran.
  5. Sélectionnez une référence de votre choix et glissez-la dans votre nouveau groupe. Vous pouvez aussi sélectionner la référence et, en cliquant sur la touche droite de la souris, sélectionner Add Reference To > nom du groupe.
  6. Vérifiez si la référence a bien été ajoutée.

B. Éliminer les doublons

Si vous avez accumulé plusieurs doublons dans votre bibliothèque au cours de vos recherches, vous pouvez utiliser la fonction automatique pour les repérer et les supprimer.

Comment faire?

  1. Sélectionnez le groupe All references du panneau de gauche.
  2. Cliquez sur le menu References puis Find Duplicates.
  3. Les doublons détectés vous sont présentés. Comparez les deux références et confirmez qu'il s'agit bien de doublons.
  4. Déterminez la référence à conserver en cliquant sur le bouton Keep this record correspondant. Le doublon est automatiquement dirigé vers la corbeille.
  5. La fenêtre Find Duplicates disparaît lorsque tous les doublons ont été comparés.
  6. Pour annuler le processus de vérification, cliquez sur Cancel. EndNote placera les doublons non vérifiés dans le groupe temporaire Duplicate References.

C. Retrouver rapidement une référence grâce au champ Keywords

En plus d'utiliser les groupes pour classer vos références, vous pouvez utiliser les mots clés afin de les organiser et de les retrouver facilement.

Comment faire?

  1. Sélectionnez une référence dans votre logiciel EndNote.
  2. Sélectionnez l'onglet Reference dans le panneau de droite, si ce n'est déjà fait.
  3. Dans le champ Keywords, ajoutez les mots-clés langue et société.
    Vous constaterez que des mots clés sont déjà inscrits dans le champ Keywords; ceux-ci sont contenus initialement dans les informations de la référence. Vous n'avez qu'à les conserver ou à les modifier lors de leur importation dans votre bibliothèque, selon votre propre méthode de classification.
  4. Cliquez sur une autre référence et cliquez sur Yes pour valider le changement.
    Attention: Pour vous assurer que votre système de classification fonctionne, suivez cette procédure à chaque nouvelle importation.
  5. Dans le panneau de recherche d'EndNote, en haut de l'écran, sélectionnez Keywords dans la première liste déroulante.
  6. Tapez société et cliquez sur Search. EndNote retrouvera votre référence.

D. Organiser les champs dans la fenêtre de visualisation d'EndNote

Pour visualiser plus rapidement certaines informations, vous pouvez personnaliser les colonnes de la fenêtre principale d'EndNote en les renommant ou en les déplaçant.

Comment faire?

  1. Cliquez sur le menu Edit > Preferences…
  2. Sélectionnez la rubrique Display Fields.
  3. Vous pouvez renommer les noms des différents champs en modifiants les termes associés de la colonne de gauche. Cela peut être utile, par exemple, pour franciser le nom des champs.
    Capture écran de l'interface EndNote X9
  4. Vous pouvez aussi modifier l'ordre de présentation des champs dans la fenêtre de visualisation en sélectionnant, à l'aide de la liste déroulante, le type de champs pour chacune des colonnes (de 1 à 10).
  5. Effectuez les modifications désirées et cliquez sur OK. Dans la fenêtre de visualisation de votre bibliothèque, notez le changement d'ordre des colonnes et leurs nouveaux titres.

E. Organiser les champs des références

Il est possible de personnaliser les champs des fiches des références et ajouter des champs pour des notes personnelles.

Comment faire?

  1. Dans le menu Edit, choisissez Preferences…
  2. Cliquez sur l'option Reference Types dans la liste de gauche.
  3. Dans la liste déroulante de Default Reference Type, choisir le type Book.
  4. Cliquez sur le bouton Modify Reference Types.
  5. La première colonne présente les champs génériques liés aux informations de la référence. La deuxième colonne présente l'affichage retenu pour ces champs, c'est-à-dire le nom du champ qui apparaîtra à l'écran déterminé selon le type de référence sélectionné.
    Attention: Le nom donné doit correspondre étroitement au nom du champ générique de la colonne de gauche. Dans l'exemple ci-dessous, les noms sont modifiés pour franciser les champs.
  6. Tapez Livre en remplacement de Book dans le champ correspondant à Generic.
  7. Renommez avec des termes français les autres noms de champs en anglais. Pour vous assurer d'utiliser les bons termes, consultez le glossaire (PDF).

    Capture écran de l'interface EndNote X9

    À noter: Les champs vides (sans nom) ne seront pas retenus dans l'affichage du type de référence.
  8. Certains champs, appelés Customs, sont réservés à un usage personnel. Faites défiler la liste des champs et remplacez Custom 1 par Notes personnelles.
  9. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.
  10. Cliquez sur Appliquer puis OK dans la fenêtre EndNote Preferences.
  11. Ouvrez une référence de votre choix de type Livre (par exemple l'ouvrage de Castle, Kathryn) et constatez les changements dans les informations de la référence.
  12. Recommencez l'exercice pour les autres types de documents désirés.

F. Rechercher une référence dans sa bibliothèque EndNote

À l'aide de mots clés, vous pouvez rechercher des références dans votre bibliothèque. Cela s'avère utile, par exemple dans le cas d'un oubli du nom d'auteur, absent de la liste alphabétique de vos références.

Comment faire?

  1. Assurez-vous que la boîte de recherche est affichée au haut de l'interface. Sinon, cliquez sur le bouton Show Search Panel dans la barre d'accès rapide aux multiples fonctions, en haut à gauche.
  2. Dans le panneau de recherche, assurez-vous que le premier menu de recherche indique le champ désiré (Author, Year, Notes, etc.).
  3. Dans le deuxième menu déroulant, vérifiez si le champ e Contains est sélectionné. Vous pouvez choisir un type de recherche différent en sélectionnant un autre opérateur.
  4. Tapez votre mot clé dans le champ de recherche situé à droite de Author et Contains, et cliquez sur Search, au haut à droite de la boîte de recherche.
  5. Les références correspondant à votre recherche sont affichées dans le groupe temporaire Search Results.

G. Retrouver rapidement une référence par les mots-clés

Pour trier vos références et les retrouver rapidement, vous pouvez utiliser, en plus des groupes, des mots clés comme système de classification.

Comment faire?

  1. Sélectionnez une référence.
  2. Sélectionnez l'onglet Reference dans le panneau de droite, si ce n'est pas déjà fait.
  3. Dans le champ Keywords, ajoutez les mots-clés qui vous permettront de retrouver rapidement cette référence.
    Vous constaterez que des mots clés sont déjà inscrits dans le champ Keywords; ceux-ci sont contenus initialement dans les informations de la référence. Vous n'avez qu'à les conserver ou les modifier, selon votre propre méthode de classification.
  4. Cliquez sur une autre référence, puis sur Yes pour valider le changement.
    Attention: Pour vous assurer que votre système de classification vous permette des recherches efficaces, suivez cette procédure à chaque nouvelle importation.
  5. Dans la liste déroulante des champs de la recherche, dans la boîte de recherche au haut de l'écran, sélectionnez Keywords. Assurez-vous que Contains est sélectionné comme opérateur de recherche.
  6. Tapez votre mot clé dans le champ suivant et cliquez sur Search. EndNote retrouvera votre référence.